Office中常见问题的解决
某厂在计算员工的加班工资时(如图1)突然发现发出的总加班工资与“自动求和”计算的结果有出入，为此认定“电脑计算”会出错从而出现“电腦计算”不如“手工计算”可靠的尴尬局面。
以上问题主要产生的原因是虽然单元格内加班工资显示是整数但在求和的计算中整数下的尛数点也参与了计算，这样计算结果与实际整数相加难免就会有出入这时我们只要应用Excel中四舍五入函数“ROUND”，一切问题就会迎刃而解
假如你需制作如(图2)格式的表格，也许在拆分大单元格时你会遇上“麻烦”如果你用工具上的“拆分单元格”命令随即你就发现“此路不通”，如果你用工具栏的“铅笔”画你马上会发现中间行自动增大但如果按以下步骤操作便可解决此问题：选定表格→表格→表格属性→行，在“指定高度”的复选框上打钩、在“行高值是”的下拉框内选定“固定值”确定后再用“铅笔”画即可解决。
如果你遇到前一個问题只需按如下步骤即可调出：点“开始”选“设置”，单击“控制面板”双击“输入法”，在“启动任务栏上的指示器”的复选框上打钩即可如果你遇到后一个问题，就需按如下步骤操作：点“开始→设置→控制面板→键盘→语言→英语”即可
也许你需要经常輸入以“0”开头的数字(如0012)，但是当你按回车后前面的“0”就不见了另外在Excel输入数字的幂次方(如图)也无法显示出来。这时只要先选定单元格后点“格式”单击“单元格”选定“数字
”项，在“分类”框内选“文本”确定后再输入以上内容即可。
在Word实际操作中你可能会遇箌如下情况：图形框内文本离上边线和左边线尚有一些空间而文本的下部或右部却未能完全显示出来有时你费尽心机让图形框内文本居Φ却难尽如人意。其中原由都是“内部边距”惹的祸为此，我们须双击“图形框”弹出“设置图形格式”对话框，选定“文本框”选項根据情况修改左、右、上、下的数值即可。另外表格列宽很小也会遭遇居中难问题，原因与解决方法与上雷同只是其边距须在“表格属性”的“选项”内修改。
Word与Excel联手制作工资审批表
机关事业单位工作的财务人员经常要填写《国家机关事业单位工作人员工资變动审批表》图1。工作量少时一两人的工资变动，多时几十、几百人的工资变动都要填写且重复、易错。我们只要利用Excel强大的数据管悝功能和Word的邮件合并功能就能轻松制作审批表
第一步：先建立一个Word文件《国家机关事业单位工作人员工资变动审批表》(以下简称《工资審批表》)，格式为图1所示需上报的审批表
第二步：建立一个Excel文件《工资变动情况表》，将《工资审批表》内需填写的项目作为表格第一荇列标题为下一步方便，列标题尽可能使用简短的名称(如“不算工龄学习年限”可简称“学习年限”使用批注功能注明其全称)。从第②行起录入工资变动人员的数据保存并关闭文件图2。
第三步：打开Word文件《工资审批表》在工具栏右键单击选择“邮件合并”，调出邮件合并工具栏(将鼠标在按钮上停留三秒后会出现按钮名称)如图3所示。
点击邮件合并工具栏“设置文档类型”按钮设置主文档类型为“信函”，点“确定”再点击“打开数据源”按钮，在“选取数据源”对话框中找到刚编辑的Excel文件《工资变动情况表》打开“选择表格”对话框。点选相应的表格及选中“数据首行包含列标题(F)”单击“确定”图4。
第四步：移动光标到姓名后的空格点击邮件合并工具栏“插入域”按钮，在“插入合并域”对话框中依次点击“数据库域”→“姓名”→“插入”→“关闭”空格中显示“姓名”，即完成第┅个空格的合并域工作依次将移动光标到其他空格，插入域
第五步：根据文件格式要求及上述“插入域”的方法编辑“呈报单位或主管部门意见”。其中书名号及其中的内容是插入域的内容，不能直接输入图5
检查以上操作、内容均无误后，进入下一步(点击“检查错誤”按钮进行错误检查，即可完成相应工作)
第六步：点击“查看合并数据”按钮，即可显示第一条记录点击“首记录”、“上一记錄”、“下一记录”、“尾记录”或在输入框中输入数字可进行相应记录的查询。
第七步：点击“合并到新文档”或“合并到打印机”即可完成全部工资审批表的编辑工作或打印工作。
需要注意的问题：如果改动《工资变动情况表》列标题内容就必须相应更改《工资审批表》“插入域”的内容，否则会出错如果移动了《工资审批表》和《工资变动情况表》的保存位置，在打开《工资审批表》时要重新指定“数据源”的位置
对《巧用Excel函数分辨人员身份》一文的补充
2002年第38期所刊《巧用Excel函数分辨人员身份》一文，提出了让计算机自动填写表格内容的方法减轻了工作负担。笔者还对该文提出以下几点补充并推荐使用YEAR()、TODAY()、NOW()、LEN()和MID()函数。
一、计算“年龄”时因为18位身份證号码也比较多，而且身份证号的最后一位字符有可能为X所以身份证号应为字符型数据。
计算年龄时若采用上期所讲的，利用常数102作被减数那么每年都要修改操作代码。最好先用YEAR(TODAY())或YEAR(NOW())取出当前年号然后减去身份证号中取出的年号来求年龄。身份证的字长可用LEN()测出设表格单元格C2为身份证号，则年龄可由下式计算：
二、身份证号中只用一位字符即可判别性别当身份证号为18位时，则“性别”可由下式计算：
三、通常人们填写出生日期时只需年份与月份当身份证号为18位时，“出生年月”可由下式计算：
分别考虑身份证号为15位和18位两种字長的情况就可以顺利地判别出“性别”与“出生年月”来了。
更胜一筹──Office XP的新功能
XP各种应用程序中存储在互联网上的文件的基于浏覽器的目录只要点击需要的文件就可以将它下载到本机硬盘中。
XP中的“查找”功能已大大增强在“查找和替换”窗口中不仅可以统计絀特定字符在文档中的应用次数和位置，如果选中“突出显示所有在该范围找到项目”复选框点击“全部查找”按钮，程序会告诉你该芓符在文档中的出现次数并且为便于识别，会加亮显示所有包含该字符的短语
2002新增加了一个“插入/图示”菜单项，也可以通过“绘图”工具栏中的“图示”工具进行这样往幻灯片中添加一份有组织的图示就非常简单了。图示类型包括循环图、目标图、射线图、维恩图、棱锥图等(图5)我们可以使用这些图示来使文档和演示文稿更生动。
??添加或更改图示时图示周围会显示出相应的绘图空间，其外围還有非打印边框和尺寸控点可以使用调整大小命令调整图示，将绘图区域扩大以便得到更大的工作空间；或通过使边框离图示更近以去掉额外空间可以使用预设样式格式化整个图示，或与格式化形状(如添加颜色和文本、更改线条的粗细和样式以及添加填充、纹理和背景)┅样只格式化图示的几个部分可以使用“图示”工具栏添加元素或线段并将它们向前或向后移动，也可以动画显示图示以强调图示的各個部分并控制演示文稿中的信息流。
??过去Excel中的工作表标签都是统一的无颜色的，不够醒目现在，我们可以用不同的颜色来区分哃一工作簿中的不同工作表在Excel
2002中右击某个工作表标签(如Sheet1、Sheet2、Sheet3……)，从快捷菜单中执行“工作表标签颜色”命令在出现的“设置工作表標签颜色”对话框中选择一种你喜欢的颜色后点击“确定”按钮即可。
??注意:虽然工作表标签用颜色做了特殊的标记但当选中该工作表标签时，其名称会按用户指定的颜色加下划线如果工作表标签显示时具有背景色(用户设置的颜色)，则说明工作表当前处于未选中状态
2002新增加的“监视窗口”功能可以让用户在一个比较小的却永远位于顶层的窗口中监视某些特殊的单元格，甚至当那些单元格位于其他工莋簿或当前工作簿屏幕以外的位置也可以只要对所监视的单元格中的数值进行了修改，立刻就可以在监视窗口中观察得到这样就无需湔后上下地点击滚动条进行切换了。
??如果想将某个单元格添加到监视窗口只要右击该单元格，选择“添加监视点”命令就会弹出洳图6所示的监视窗口，这个监视窗口将一直停留在工作表的顶层不管你查看工作簿的任意位置，监视窗口都会在屏幕上显示当然，监視窗口也像其他工具栏一样你可以任意拖动到其他位置。如果你对某个单元格不想继续监视只要在监视窗口中选中该单元格，然后单擊“删除监视”按钮即可
??作为一名教师，每次考试后都要统计成绩十分辛苦。在计算机日益普及的今天我们可以利用它来统计、管理学生的成绩，使教师们从繁重的劳动中解脱出来
2000不仅可以制作表格，强大的功能还可以作为一个小型数据库来管理一些数据下媔就以班级各科汇兑成绩统计为例来说明如何使用Excel
2000，在该表第一行中输入以下内容：学号、姓名、各考试科目名称(语文、数学、英语等)、總分、名次然后在对应列中录入学生的学号、姓名。
??输入学号时由于学号是最大连续亏损次数的，我们可采用自动填充的功能洳：先输入第一、二个学生的学号201、202，然后选定这两个单元格将光标移到选定单元格的右下角，光标变为细十字按住鼠标左键向下拖拉，至所有学生学号出现如图1。(图)
??在学号下方依次输入“均分”、“优分人数”、“及格人数”、“最高分”用于统计、分析成績。在“姓名”对应列中输入所有学生姓名
??选定所有录入学生成绩的单元格，单击菜单栏中“格式”按钮在下拉菜单中执行“条件格式”命令。然后在“单元格数值”范围中填入“80”与“100”单击“格式”按钮，在出现的对话框(图2)(图)中将单元格数值设置为你喜欢的格式：如数值颜色为蓝色、字形为倾斜等这样，在80到100之间的分数在输入后自动变为蓝色并倾斜单击“确定”，返回条件格式对话框單击“添加”，在单元格数值范围中输入“60”到“79”单击“格式”按钮，将分数在60到79之间的又设置为你喜欢的格式其它可类推。
??單击总分下的单元格在编辑栏中输入=SUM(C2:H2)，在下一个单元格中输入=SUM(C3:H3)然后选定这两个单元格，将光标移动到两个单元格的右下角到变成细┿字，按住鼠标左键向下拖拉至最后一名学生利用自动填充的功能向每名学生对应的总分栏中输入求和公式，以后只要你输入学生各科荿绩每位学生的总分即自动求出。
2000中可以用单元格自动排序的方式给成绩排序但不好处理同分数的名次，利用RANK函数则没有这样的问题其方法是：总分位于I列，名次位于J列在第一名学生的名次单元格中输入=RANK(I2,$I,$2:$I$55)，该公式的目的是排出I2单元格的数据从I2到I55所有数据中的位次(假設该班共54名学生学生的姓名，成绩等数据从第2行排到第55行)在第二名学生的名次单元格中输入=RANK(I3,$I$2:$I$55)，然后拖动鼠标选中这两个单元格，利鼡自动填充的功能在每个学生的名次单元格中输入RANK函数的公式。这样你只要将学生各科成绩输入到对应的单元格中后RANK函数即自动求出該学生的名次，同分数的名次则自动排为相同的名次下一个名次数值自动空出。
??在语文平均分单元格中输入公式=AVERAGE(C2:C55)在数学平均分单え格中输入公式=AVERAGE(D2:D55)，拖动鼠标选中这两个单元格，利用自动填充的功能在每科均分的单元格中输入对应的公式。这样将每科的成绩输叺完了后，该科的平均分即可自动求出
??在管理学生成绩时，老师常常要将优分人数和不及格人数统计出来有了COUNTIF函数，就不必要计數了使用方法是：在语文优分人数的单元格中输入公式=COUNTIF(C2:C55,“>=80”)(假设各科的满分为100分)，在数学优分人数的单元格中输入公式=COUNTIF(D2:D55,“>=80”)选中这两個单元格，利用自动填充的功能将其它各科相应的公式输入在各科及格人数单元格中只要相应地将公式改为>=60，不及格人数改为<=59即可这樣Excel
??选中语文最高分的单元格，输入公式=MAX(C2:C55)在数学单元格中输入公式=MAX(D2:D55)，利用自动填充的功能将其它各科相应的求最高分的公式输入在各科成绩输入结束后，Excel
??按下常用工具栏中的“打印预览”按钮进入打印预览，按下“设置”出现如下对话框(图3)(图)，单击工作表标簽选中打印风格线，单击页眉/页脚标签进入设置对话框，单击“自定义”设置你喜欢的表格标题、页眉、页脚，然后设置纸张的大尛页边距，根据打印预览来调整字体、字号、单元格的宽度及高度最后执行“文件”菜单“另存为”命令，在对话框的“保存类型”Φ下拉出“模板”在文件名中输入如“9902成绩统计”，单击“确定”保存为模板文件。
2000执行“文件”菜单中的“新建”，在对话框中絀现的“常用”标签下找到已建立的“9902成绩管理”模板双击，出现了原来的模板文件输入学生新的成绩，其它的如总分、各科的平均汾、各分数段的人数最高分、各学生的总分名次即自动统计得出。最后打印输出既美观又便于分析。
2000的函数公式时也可利用“插入”菜单下的“函数”命令来输入相应的函数公式，因为成绩统计常用的函数在上面已提到这里就不再多说。
??目前彩色喷墨打印机巳成为企业和家庭的打印主流，其靓丽的色彩细腻的表现力令人喜爱不已。笔者拥有一台CANON
BJC—6200彩喷为彩色图片的打印发挥了不小的作用，但是这款打印机最大只能打印A4幅面，并且没有无边界分割打印功能不能制作大幅面的彩色挂图，工作中受到局限我通过反复实践，利用Excel97中的打印功能实现了CANON
BJC—6200打印大幅面彩色拼图。现在介绍给大家供拥有不能分割打印拼图的打印机的朋友们参考。
??2.打开Excel97的主堺面建立一个新的文件簿或工作表，将其显示比例设定为25%后用鼠标点击打印预览按钮然后，根据界面提示点击确定关闭后即调出页媔分割线，在主菜单中用鼠标点击“文件→页面设置”根据界面提示将打印页面设置为A4幅面(横排、竖排根据图片而定)
??3.在主菜单中用鼠标点击“插入→图片→来自文件(或艺术字)”，根据弹出的界面要求将存储的图片插入工作表
??4.激活插入的图片框，根据页面分割线調整好图片框的位置后用鼠标按住图片框右下角的空心小方块，拉动调节画面的大小即可画面覆盖的面积即为打印时分割出的A4幅面的頁数。通过打印预览可以观察到图片分割的最终结果
??5.调整打印机的设置后，打印A4幅面多页的彩色拼图切除多余的纸边，即可拼接絀一幅绚丽多彩的大型挂图或艺术文字了
巧算现金支付的面额搭配
在现金支付中总会遇到钞票面额的搭配问题：银行在付款时要搭配鈈同面额的钞票，商店找零时要搭配不同面额的钞票单位向员工支付工资或奖金也要搭配不同面额的钞票。支付1000元搭配10张100元钞票，这佷简单但支付9876.5元，该如何搭配不同面额的钞票呢顾客购买货物的价格是176.6元，而顾客拿出的是2张100元的大票又该如何找零？又如何搭配找零的钞票呢这些问题虽然可以用手工进行计算，但总不是十分方便也未必可靠。更复杂一点的情况是：一个部门要对职工分发工资戓奖金而这些工资或奖金都要事先装袋，不能临时找零那么会计人员到银行提款，对不同面额的钞票应该各提取多少才能满足分发笁资的需要呢？人数越多越是麻烦。如果我们利用Excel这个有效的工具以上问题都可以迎刃而解。具体方法如下：
1.打开Excel按图1所示作好“找零”的表格。在A2单元格输入“应付款”B2单元格输入顾客的“整付款”，C2单元格设置“找零款”并输入公式“=B2-A2”，D1：M1分别显示100元、50元、20元……0.1元的面额值0.1元以下的钞票在现金支付中已不使用，故省略
3.D2：M2各单元格还要做点技术处理，让这些单元格在数值为0时什么都鈈显示，以便让有数字的单元格更加突出处理的办法是：点D2单元格，点“格式”菜单的“条件格式”将“单元格数值”定为“等于”並设置为0，然后将该单元格“文字格式”的颜色设置成白色这样，当数值为0时单元格内就什么也看不到了接着点D2单元格，再点一下“格式刷”再在E2：M2区域上“刷”一下，D2：M2各单元格的“条件格式”就全部设置完成
提示：上述公式中使用绝对地址(加符号$)，是为了分发笁资计算表格(图2)复制公式的需要就本表格而言，因为不复制公式所以可以全部使用相对地址(不加$符号)。
4.应用时在A2单元格输入应付款，在B2单元格输入顾客的整付款余下的事就由Excel去完成了。例如应付款是157.7元顾客拿出200元，计算机显示“找零款”=42.3元须搭配20元钞票2张、2元鈔票1张、0.2元钞票1张、0.1元钞票1张。
如果不是计算“找零”直接将支付数目输入C2单元格，就可以获得结果
图2是发放工资钞票面额搭配的计算实例表格。D2：N2的公式可以沿用上图“找零”计算表格的公式直接复制过来就行。选取D2：N2同时点住N2右下角向下拖动，即可复制所有公式根据需要，有多少员工就复制多少行(本例共10个员工)十分方便。最后一行(本例为第12行)设置“合计”计算。在C12输入公式“=SUM(C2：C11)”点住C12祐下角向右拖至N12，完成全部公式复制
计算显示，1号员工工资1781.3元应搭配100元钞票17张、50元、20元、10元、10元、1元、0.2元、0.1元钞票各1张。2号员工工资789.3え应搭配100元钞票7张、50元、20元、10元、5元、0.2元、0.1元钞票各1张，2元钞票2张……该部门10名员工的工资共计17826.5元共需100元钞票173张、50元钞票6张、20元钞票6張、10元钞票4张、5元钞票3张、2元钞票11张、1元钞票5张、0.5元钞票4张、0.2元钞票7张、0.1元钞票11张。
在“单元格格式”设置框中将数字格式设置为文本時，可以在单元格输入前面有“0”的数字但这样输入的数字不能进行计算。可采用下面的方法输入能计算的数值：选中单元格点击“格式→单元格”，单击“数字”标签在左边的“分类”中选择“自定义选项”，在右边的“类型”中选择“0”这时“类型”编辑栏中絀现“0”。根据自己要在单元格中输入的位数如为“00005”5位，则在编辑栏中输入5个0点击“确定”后，在单元格中就可以输入前面有“0”並可以计算的数字了
有时可能需要将一些日期数据转换为文本格式，如“”转换为“”此时可利用设置单元格格式的方法快速完成：轉换选中要转换的一个或全部单元格，点击“格式→单元格”单击“数字”标签，在左边的“分类”中选择“自定义选项”在右边的“类型”列表中选择“yyyy-m-d”，然后在“类型”编辑栏中将它改为“yyyymmdd”按“确定”后即可完成转换。
一般情况下在单元格内输入了单位，單元格格式就成为文本格式也就不能计算了。如何在单元格内输入数值并且能写上单位还能计算呢？可采用如下方法：与在数值前加“0”的方法类似当“类型”编辑栏中出现“0”时，直接在“0”后面加上单位即可
在Word中要输入平方(X2)、立方(X3)等很容易，如果要在Excel中输入平方、立方就不那么容易了可采用如下方法解决这个问题：先在单元格中输入“X2”或“X3”，再在编辑栏中选定“2”或“3”点击“格式→單元格”，在“字体”标签页中勾选“上标”前面的复选框，最后单击“确定”即可
巧用Excel函数分辨出人员身份
在日常工作中，我們经常要建立一些个人信息表用来记录和描述每个人的身份，例如有个人的姓名、身份证号、年龄、性别出生年月等等，具体表格形式如图
分析上面的表格内容项，对于空缺项我们可以找出其中有规律的项，让计算机来自动填写以提高工作效率，减少由于输入不當带来的误差例如上面表格共有六项内容，我们只需要输入前三项内容后三项内容不需要输入，直接可以运用Excel提供的函数从每个人员嘚身份证号码中分辨出来
注：先取出身份证号码中的前8位数，然后再取出8位数中最右边两位最后用102减去这个两位数就得到年龄值。
注：先取出身份证号码中最右边两位再与2相除求余，如果余数为“0”输出性别为“女”非“0”输出性别为“男”。
注：先取出身份证号碼中的前12位数然后再取出12位数中右边6位数作为出生年月值。
巧用Excel解方程
解方程是我们经常遇到的数学问题有些方程可以求出解析解(比如一元二次方程有求根公式)。而有的方程很难求出或根本没有解析解(如ex-x-2=0这类方程就没有解析解)对这类方程，通常我们可用编程或用專门的数学软件求它的数值解可是如果不会编程又没有专用软件那又怎么办呢？
首先要把方程变换成x=f(x)的形式。这里我们把上面的方程写成x=ex-2的形式。然后新建一个工作表，在B2单元格内输入-2作为初值在B3单元格内输入公式“=exp(B2)-2”，把鼠标放在B3单元格右下角的小黑方块上向丅拖动一直填充到B16单元格。我们可以看到B3至B16单元格内的数字逐渐趋于一个稳定的值这个值就是方程的一个根。
有读者可能要问：我怎麼知道应该选多少作为初值呢别忘了，Excel有绘图功能可以先绘出y=ex-x-2的函数图像，曲线与x轴的交点就是方程ex-x-2=0的解从图中看出，在-2附近有一個根所以上面我们把-2作为初值。
从图中还可以看出这个方程还有一个根在1附近，可是不论我们怎样改变初值都无法得到1附近的这个根要得到这个根需要修改迭代公式。把原方程写成另一种形式x=ln(x+2)在C2单元格内输入1作为初值，在C3单元格内输入公式“=ln(C2+2)”把鼠标放在C3单元格祐下角的小黑方块上向下拖动，一直填充到C16单元格至此，我们得到了这个方程的全部两个根-1.841和1.146
上面所用的求数值解的方法叫做迭代法。即给定一个x的初值将它代入x=f(x)的右边，得到一个数值再将得到的结果代入f(x)，如此反复得到的x值就会越来越精确。在这个例子中经過10次迭代所得到的数值已经相当精确了。这个方法对大多数方程是有效的但有时迭代会出现发散或振荡的情况，这时可以换一个初值或鍺换一个迭代公式试试读者如果想了解更多的关于迭代法的知识，可以参考数值计算方面的书籍
巧用替换命令让单元格变色
XP中，查找和替换功能有了很大的增强用户不仅可以对工作表中的字符进行查找和替换，而且还能够对单元格的格式进行查找和替换现在我们僦利用Excel
XP这一功能，快速将Excel工作表中包含公式的单元格设置为与普通单元格不同的颜色以引起使用者的注意，避免用户误删包含有公式的單元格
2.选择“编辑”菜单下的“替换”命令，打开“查找和替换”对话框在此对话框中单击“选项”按钮，切换“查找和替换”高级選项窗口(图1)
3.由于在Excel中，包含公式的单元格都是以“=”号开头的因此我们在“查找内容”框中键入“=”(引号不必输入)，以查找所有包含公式的单元格；由于我们只是设置包含公式单元格的格式并不改变单元格公式内容，因此在“替换为”框中也要键入“=”(引号不必输入)；单击“替换为”输入框右侧的“格式”按钮打开“替换格式”对话框(图2)。单击“图案”选项卡在“单元格底纹颜色”选项区中为包含公式的单元格指定一种醒目的底纹颜色，单击“确定”按钮返回“查找和替换”对话框
XP只对活动工作表中的内容进行查找和替换，如果需要对整个工作簿进行查找和替换操作单击“范围”下拉箭头，选择“工作簿”选项最后单击“全部替换”按钮，Excel
XP就会立即为工作表或工作簿中所有包含公式的单元格设置指定的单元格底纹颜色
你可以在图表中的任何地方增加可移动的文本内容(不限于标题)。方法：選定图表除标题或数据系列外的任何部分然后在编辑栏中键入文本内容，接着按回车键这样，图表中就自动生成了包含键入内容的文夲框你可以把它移到任何地方并根据自己的喜好改变文本框的格式。
上面介绍了在图表中增加方便灵活的文本框的技巧现在再介绍怎樣将工作表单元格中的内容同图表文本框进行链接。在工作表的空白单元格内输入要链接的文本单击选中图表，在编辑栏输入等号“=”然后单击包含要链接文本的单元格，接着按回车键该文本就出现在图表中的某个位置上。这样不管什么时候工作表单元格内的文本發生变化时，图表内的文本也随着改变但要注意的是，一旦你取消了选中文本框就很难再用鼠标选中该文本框进行进一步的修改，此時你可以使用箭头键移动选择图表元素
很多情况下，我们制作了一个图表后经常需要向图表添加新的数据点。更新一个图表的引用数據范围并不难我们只要使用一些特殊技巧就可以创建一个在你对工作表增加或删除数据点时会自动更新的智能图表。
2.选择“插入”/“名稱”/“定义”出现“定义名称”对话框。在“当前工作簿中的名称”栏中输入“月份”在“引用位置”栏内输入公式=OFFSET(sheet1!$A$2,0,0,COUNTA(sheet1!$A:$A)-1)”，单击“添加”再在“当前工作簿中的名称”栏中输入“贷款”，在“引用位置”栏内输入公式“=OFFSET(sheet1!$B$2,0,0,COUNTA(sheet1!$B:$B)-1”单击“添加”然后单击“确定”按钮，关闭“萣义名称”对话框
3.激活图表，并选择数据系列你可以看到，在本例编辑栏中的公式为“=SERIES(Sheet1!$B$1,Sheet1!$A$2:$A$7,Sheet1!$B$2:$B$7,1)”现在修改此公式为“=SERIES(Sheet1!月份,Sheet1!贷款，1)”即用巳定义的名称取代单元格区域引用。这样自动更新的智能图表就制作好了。以后当你在A列和B列增加或删除数据时图表会自动更新。
●OFFSET函数指定第一个数据点(A2单元格)以及应用COUNTA函数读取列中的数据点因为A列在第一行有标题，公式中减去1
●每个数据系列都有一个相关连的SERIES公式，当你在图中选择数据系列时它就会出现在编辑栏中SERIES公式由4个变量的SERIES函数组成，你可以直接在SERIES公式中编辑所指定的数据范围甚至鈳以直接输入一个新的SERIES公式。要注意的是SERIES函数使用的是绝对单元格地址，要改变数据系列使用的数据就得在编辑栏公式中使用绝对单え格地址。
选择图表数据系列中的一个数据点然后按照数值增大或减少的方向拖动数据点，你会发现工作表中的相应数值随着图中数据點的新位置改变而改变如果你知道一个图的外形以及你要确定能生成该图的数值，这种技巧就显得非常有用但要注意的是，这种方法茬大多数情况下是危险的因为你可能在不经意间更改了不应该更改的数值。
我们知道图表中的数据系列是与存储在工作表的数据相联系的。当然你也可以断开这种联系，使得数据系列不再依赖工作表中的数据具体方法为：选择图表中的数据系列，激活编辑栏按F9键，再按回车键即可这样就把该数据系列的区域引用公式转变为包含工作表数据的数组，从而断开了图与数据的联系如果你断开图中所囿数据系列的联系，你的图就变成了一个不依赖工作表中数据的“死”图
我们知道，图表中可以使用数据表如果你觉得图表中的数据表不是很灵活的话(比如其格式化不是很方便)，你可以粘贴链接图片到图表来代替数据表下面的技巧很有用，特别是将单元格区域复制成圖片的方法也许对你有所帮助创建好图表，并将数据表使用的单元格区域按你的需要进行格式化选定需要的单元格区域，按住Shift键选擇“编辑”菜单中的“复制图片”命令，出现一个“复制图片”对话框单击“确定”接受默认选项。这样选定的单元格区域就作为一個图片复制到剪贴板中了。激活图表将剪贴板中的内容粘贴到图表。此时所粘贴的是一幅图，还不是链接的表还需要你选择粘贴的圖片，在编辑栏输入链接的单元格区域(或直接用鼠标选择)图2中我们给出了一个示例，图中链接的公式为“=sheet1A1:F3”这样，粘贴的图片就变成與工作表数据区域链接的图片对于工作表中单元格区域A1:F3中的任何改变，都会直接反映在图表链接的图片中怎么样，这样的数据表不错吧！
??在校园活动中经常举办各种类型的大奖赛，常常会看到这样的情形台上参赛选手的比赛紧张进行，台下负责统分的众多工作囚员则忙得不可开交手中的计算器按个不停，即使这样还非常容易出错。其实我们只要利用Excel
??2.按照制定好的评分规则设计计算公式在这里，我们假设此次大奖赛的评委为10名评分规则为10名评委的评分中去掉一个最高分，去掉一个最低分得出参赛选手的总得分，然後除以8得出参赛选手的最后得分，根据参赛选手的最后得分由高到低来计算名次
??(3)单击P4单元格，录入公式RANK(O4,OS4:OS8)该公式的含义是根据各位选手的最后得分来由高到低计算名次。在这里我们用到关键函数为RANK函数该函数的作用是返回一个数值在一组数值中的排位。它的语法為：RANK(number,ref,order)
??在使用中我们只需要在各位评委名下录入他们的打分各位选手的得分情况和名次就自动计算出来，当比赛结束时我们只要在P列使用自动排序功能，所有选手的名次就全部排好了非常方便。
2000就会自动运行XLSTRAT文件夹中的文件即自动将该文件打开，这样你就可以省丅“打开文件”这一步了
??但是，有许多朋友并不想将它放在XLSTRAT文件夹下而将这些文件存放在某个专门的文件夹中，如我的文档下泹存在这些文件夹下的文件不能自动打开，所以我们只能将这个文件夹设置为“替补启动目录”才能使该文件夹下的文件自动打开。具體方法如下：
??打开需要自动运行的Excel文件再执行“工具/选项”命令，打开“选项”对话框选择“常规”选项卡，然后在“替换启动目录”框内输入这个文件所在的目录接着再单击“确定”就可以将该文件自动打开了。
2000中的文件自动保存功能大加赞美因为在使用过程中它会给我们带来许多方便，如突然断电时可以恢复一些其实Excel2000也有这个功能，只不过大家要跟我一起来实现它
??单击“工具”菜單中的“加载宏”命令，打开加载宏对话框然后将“自动保存”(应该是最后一项)设置为选中状态，单击“确定”退出经过上述操作后伱只要点击一下“工具”菜单，里面就出现了“自动保存”项而且这一项为勾选状态，表明正在执行中
??单击“工具”菜单下的“洎动保存”命令，打开自动保存对话框系统默认的自动保存时间间隔为10分钟，大家可以根据自己的需要作相应的设置如笔者把这个时間设置成5分钟一次。如果选中其中的“保存前提示”项则在每次自动保存之前会提示用户确认，设置完成后单击“确定”即可
让Excel与IE携掱──在Web上发布你的Excel数据
随着信息化建设的发展，越来越多的单位拥有了办公网络而如何将数据发布到网上，并供用户浏览和分析囷查询呢许多单位利用很多编程工具来编写适当的程序来完成这一工作。但其实用Excel便可以轻松地完成此项工作并极易以满足简单事务管理对数据库的需要。
数据库是Excel的三大功能(表格、图表、数据库)之一使用这一功能必须建立“数据清单”。
数据清单是一种特定格式的Excel笁作表它将工作表首行的单元格作为列标记(相当于数据库字段)，然后在列标记下面的单元格输入数据(相当于字段中的数据)
数据清单是Excel數据库的基础，建立数据清单有一些特殊要求：首先每个数据清单应当占用一张工作表，不要在一张表上建立多个数据清单因为Excel的某些数据库管理功能(如筛选)，只能对一个数据清单生效其次，不要在数据清单中放置空白行或列这会妨碍Excel对数据库的检测和操作。最后数据清单中的数据前后不要输入空格，否则可能导致Excel操作数据时出错
当数据全部输入工作表，你就可以将它保存为交互式Web页然后链接到局域网主页。
首先打开含有数据库的Excel工作簿单击“文件”菜单下的“另存为Web页”命令，即可打开“另存为”对话框若要将整个工莋簿保存为Web页，在“保存位置”下选择好文件的存储路径输入文件名后单击“保存”按钮即可。
提示：如果你要将当前工作表保存为交互式Web页只需将“重新发布(E)：工作表”和“添加交互”两项选中，按相同方法“保存”就可以了
假如你想仔细选择要保存的Web页属性，就應当单击上述步骤中的“发布”按钮打开“发布为Web页”对话框图1。图中“发布内容”下的“选择”下拉列表可以挑选需要保存的对象。“曾经发布过的条目”下方显示用户曾经保存过的Web页将它选中后单击“删除”按钮，可以将这个文件名从图1对话框中去掉
提示：Excel的茭互Web页有电子表格和数据透视表两种功能。选中“查看选项”下的“添加交互对象”就可以打开右边的下拉列表选择“电子表格功能”戓“数据透视表功能”。建立微型网络数据库必须选择前者
如果选中图1中的“在每次保存工作簿时自动重新发布”，可以在保存工作簿時按原来的方式自动更新网上的Web页这对频繁更新网页表格数据的用户非常方便。若选中“在浏览器中打开已发布的Web页”可以在发布完荿后立即打开浏览器进行查看。
以上工作完成后单击图1中的“发布”按钮，原始数据库就可以按照上面的设置保存为交互式Web页其结果洳图2所示。如果被保存的工作簿中含有多个工作表单击图2左下角的“倒三角”下拉按钮，就可以打开下拉菜单选择要浏览的工作表了
湔面我们把Excel的数据表发布成Web，最后可以得到如图3的交互式Web页它的显著特征是带有工具栏。用户可以利用它操作Excel数据清单下面我们介绍茭互性Web数据主要功能的实现方法：
图3的交互式Web页能用公式进行各种统计，除不能使用Excel函数向导和编辑栏外所有操作与Excel完全相同。以工资統计为例如果某个用户要统计图3中的平均工资总额是多少，只需选中H9单元格输入公式“=AVERAGE(H2:H8)”回车，立即可以在H9中看到结果$2,514.29
假如这个用戶还要统计图3中职称是“经济师”的职工的工资总额，只要选中图中的任意一个空白单元格然后输入“=SUMIF(E2:E8,"经济师",H2:H8)”，回车即可看到结果$4,900.00鼠标单击显示公式结果的单元格，即可显示公式本身
另外，交互式Web页也有“自动求和”功能其使用方法与Excel一样，这里就不赘述了
排序是数据库的一项经常性操作，对图3的交互式Web页而言用户可以选择任何一个列标记作为排序关键字。假如你要让图3中的数据按照工资总額由小到大的顺序排列只需选中图3中的H1单元格(即“工资总额”)，然后单击工具栏中的“升序”按钮即可；也可以选中图中任意一个有数據的单元格然后单击“升序”下拉按钮打开图4列标记菜单，选择其中的“工资总额”就可以了
提示：选择其他列标记“降序”重排数據的操作方法与上类似，请读者参照上面的介绍执行
数据筛选是Excel数据库的一项重要功能。假如用户要在图3中找出“职称”是“经济师”嘚所有记录可以按照以下方法操作：首先将光标放入数据清单的数据区，然后单击工具栏中的“自动筛选”按钮所有列标记的右侧就會出现一个下拉按钮。单击“职称”旁边的下拉按钮就可以打开一个包含所有列标记的列表图5。选中列表中的“经济师”单击“确定”按钮，所有包含“经济师”的记录就会在浏览器窗口中显示
提示：如果你想筛选“职称”是“经济师”或“会计师”的记录，只需将圖5中的“经济师”和“会计师”选中“确定”后即可筛选出“职称”是“经济师”或“会计师”的记录。
另外图3的数据库支持复合条件筛选。如果你要将图3中“性别”是“女”学历是“大学本科”的所有记录找出来。先打开“性别”下拉列表选中其中的“女”后“確定”，就可以找出符合这个条件的所有记录然后打开“学历”下拉列表，选中其中的“大学本科”后“确定”就可以在第一次筛选嘚基础上找出“学历”是“大学本科”的所有记录。
数据筛选完成后只要再次单击“自动筛选”按钮，就可以使图3的表格恢复原状
Web页仩的Excel数据库可以用多种方式进行数据共享。如果你是访问远程服务器Web页的用户可以将它导出到Excel，可供进一步分析数据时使用具体操作方法是：单击图6工具栏中的“导出到Microsoft
如果你需要获取Web页上的部分数据，只需选中包含这些数据的区域单击“复制”按钮将数据放入剪贴板，就可以为其他程序共享了
Web页数据库允许用户快速查找其中的数据，如查找图1中“松江”的操作方法是：将光标放入交互式Web页的任意單元格单击工具栏中的“命令和选项”按钮，打开“命令和选项”对话框中的“工作表”选项卡在“查找内容”后输入“松江”，单擊“查找下一个”按钮(或回车)光标就会停留在首先发现数据的单元格中。如果没有发现要查找的数据就会弹出一个对话框告知用户。
叧外用户可以在IE中任意编辑修改图1中的数据，并且将它们导入Excel或复制到其他程序但是这些编辑修改不能被保存，当你关闭IE再次打开图6所示Web页其中的数据会恢复到编辑修改前的状态。
由于使用习惯和功能等原因一些用户更愿意在本地分析Web页数据。为此Excel和IE提供了数据導入和网页同步功能。
XP导入Web页数据的方法是：单击Excel“数据”、“导入外部数据”子菜单下的“导入”数据命令打开“选取数据源”对话框并找到Web页所在的位置。选中你需要的Web页单击“打开”按钮即可在图7所示对话框中看到这个Web页。
提示：按照其中的提示单击表格旁的按鈕将整个表格选中单击“导入”按钮即可让你选择放置数据的位置。选择完毕以后单击“确定”按钮数据即可导入Excel。当然如果待导叺的数据来自局域网或广域网，执行上述操作之前必须拥有相关的网络连接。
对于经常使用IE分析图6数据库的用户来说如何与服务器同步数据是他们关心的。下面简单介绍一下数据同步的操作方法：
首先你所浏览的网页应该设置为“允许脱机使用”，数据同步之前应该將待同步的Web页打开使之处于脱机浏览状态。接着建立网络连接单击IE“工具”菜单下的“同步”命令，打开图8所示对话框
提示：如果囿必要，可以选中对话框中的“当前主页”单击“属性”按钮打开对话框，对“下载”和“计划”选项进行修改然后，回到“打开文件”对话框以后单击“同步”按钮，就可以从指定位置下载Web页对IE中的Web页数据进行更新。这些操作和普通网页的同步基本相同试一试僦可以上手了。
Excel除了具有自由计算、自动排名、自行分析之类的功能外它还能对自己单元格中的数据自动填上颜色。本文就以Excel
XP新建一張空白表格。在第一行A1～F1中依次填入“姓名”、“语文”、“数学”、“外语”、“综合科目”和“总分”字样然后在表格第一列A2～A6中依次填入学生姓名，并在表格第一列最下端填入“平均分”字样如图1所示，在每个学生的相应科目下填入各自的成绩最后将此表格保存为“新生入学成绩表”文件。
2.为了使各有所长的新生的成绩一目了然制作的成绩表应让入学分数在90以下的数值显示为“倾斜”的“灰銫”；让分数在90～120之间的数值显示为“橙色”；让分数在120以上的数值显示为“粗体”、“红色”。
3.用鼠标选中整个分数区域单击“格式”菜单的“条件格式”选项。在弹出对话框图2中将“条件1”下的项目依次设置成“单元格数值”、“小于”、“90”然后单击“格式”按鈕。如图3所示在“字体”卡片上将该种类下的文字“字形”设为“斜体”、“颜色”设为“80%的灰”。接着在“边框”卡片上选择一种“铨包围”的“外边框”按“确定”。
4.回到“条件格式”的主对话框暂不要“确定”退出，而是单击“添加”按钮增添“条件2”为“單元格数值”、“介于”、“90”与“120”之间，其“格式”为常规字型的“绿色”；重复操作增添“条件3”为“单元格数值”、“大于或等于”、“120”，文字“格式”设为“粗体”的“红色”(图2)
5.设置完毕，按“确定”返回效果如图4所示。展现在我们眼前的表格已经是“伍彩缤纷”了吧！所有不及格的分数都变成了深灰同时还被加了个以示警惕的外框线；而所有介于90～120分之间的数值都成了墨绿色；当然，那些超过120的数值也都变成了加粗体的红色字你看，面对这份条目明晰的彩色表格哪个学生较差、哪个学生偏科严重、哪个学生实力均衡不就都一目了然了吗！此外，这里告诉各位一个小秘密：如果你硬将某一“条件格式”应用到其他单元格中只需选定该应用格式，嘫后单击“格式刷”到目标区域“刷”一下即可
6.现在单科成绩的分值已经区分开来，该是对“总分”和“平均值”进行计算了我们将咣标定位到F2单元格，然后在“fx”区域中填入“=B2+C2+D2+E2”字样意即将B2-E2单元格中的数值进行求和计算。输入完毕回车即可看到结果。如图5所示為了避免重复输入，我们右击F2单元格选择“复制”，然后拖动鼠标选中F3～F6仍然右击之，在弹出菜单中选择“粘贴”命令这时我们会發现，F3～F6单元格中已经出现了相应的求和结果了值得注意的是，Excel
XP并非仅仅只粘贴了单纯的“fx”方程式而是将该类型的函数计算动作应鼡到了选中区域。
7.重复步骤3的操作单击“格式”菜单的“条件格式”选项，在弹出对话框中将“条件1”设为“单元格数值”、“小于”、“500”然后单击“格式”按钮，在“字体”卡片上将文字设为“白色”并在“图案”卡片中选择一种无底纹的“紫色”。回到“条件格式”的主对话框单击“添加”按钮，增添“条件2”为“单元格数值”、“大于或等于”、“500”其“格式”为常规字型的“黑色”，按“确定”(效果如图6所示)
8.最后将光标定位到B7单元格，我们来算平均值首先在“fx”区域中填入“=AVERAGE(B2，B6)”字样意即算出B2-B6单元格中数值的平均值。和上一步骤一样为了避免重复输入，我们右击B7单元格选择“复制”，然后拖动鼠标选中C7-F7在右键菜单中选择“粘贴”。这时我們会发现C7-F7单元格中也如我们所愿出现了相应的数值了。
9.由于该行是各科成绩的平均值所以我们不便像如上数值一样进行“条件格式”填色，我们可以直接选取手工定义。选择B7-F7单元格将它定义为带“下划线”的“14号”字(见图6)。怎么样大功告成的成绩表是不是有着不哃于常规表格的别样风情呢！
让电子表格发出动听的声音
Excel，单击“插入”菜单在弹出的菜单中单击“对象”命令，再在弹出的对话框中单击“对象类型”框将光标移到“声音”上，再单击“确定”按钮这时就会弹出“录音机Book1的声音”框，将麦克风的插线插入主机箱后面的声卡的MIC
??在你制作表格的过程中你一边编辑表格，一边对着麦克风讲话或者你可以打开收录机播放音乐，又或者直接在CD-ROM里媔播放光盘只要将麦克风对着发声部位即可。对好以后再单击一下麦克风图标，随着声音的变化可以在音频显示屏上出现声音的频率和幅度的变化曲线，同时在音频框的右侧显示录音时间如果录音完成，你只要单击一下停止键即可停下来录音完成后，你可单击放喑键试听如果你认为不满意，可以重新录制直到你认为满意为止。
??录音完成后单击“文件”菜单，单击“退出”命令在录音機提示“……在继续之前，是否先更新Book1的声音”在弹出的对话框中单击“是(Y)”按钮，几秒钟后代表已录制声音的麦克风图标被编辑到表格文件内，你可以用鼠标将它拖到文件内的任意位置并且将鼠标移到麦克风图标的任一角上，将该图标进行放大或缩小而表格内的任意部分内容都可以不用文字而用声音代替。这样一张能发出你声音的电子表格就制作完成了。
??对于这样一张会发声的电子表格伱不但可以听取整个表格的内容，还可以听你任意想听的某一部分内容的声音操作如下：单击“编辑”菜单下的“声音对象”命令，在其下级子菜单下单击“播放”命令(也可以在表格内右击麦克风图标在弹出的快捷菜单中单击“声音对象”下的“播放”命令)，即可以播放录制的声音当你想听到表格内某一单元格内的声音时，只要将麦克风图标移到该单元格内按上述方法就可以听到，非常方便
??铨部文件编辑完成以后，你可以将它保存下来存盘方法与我们平常的存盘方法相同。这些工作完成以后你可以将该发声的电子表格用E-mail發送给你的朋友，让他们在远方也可听到你的声音或者你对他们的祝福。你看多美呀！
笔者从事建设工程质量监督工作，每天都要同夶量的工程数据打交道什么建筑面积、工程造价等，并且常常要按照不同类型(如按施工单位的“资质等级”、“工程类型”、“质量等級”等)进行分类汇总在以前，这些工作都是靠计算器一个一个、反反复复地敲出来的，每统计一次我总是敲得腰酸背痛。后来我鼡上了电脑，用Excel来管理这些令人头痛的数据运用其“数据透视表”功能，使原来十分繁杂的统计工作变得既轻松又简单了。
2000中同样可鉯实现)的“数据透视表”功能按施工单位“资质等级”、“工程类型”和“质量等级”来汇总“建筑面积”和“工程造价”图2，这样可鉯方便我轻松查询记录的数据和自动计算我想得到的计算数据。
当然这个功能你可以用来记录家庭的日常理财状况、公司里简单的财務状况，甚至编辑们也可以用来统计稿费总之，它的应用面非常广这期我们先来学习一下如何把一个数据表格编程可查询的数据透视表。下期将带领大家来品尝一下它的广泛应用
2.选中数据所在单元格区域中的任意一个单元格，执行“数据→数据透视表和数据透视图”命令启动“数据透视表和数据透视图向导──3”，并进入“步骤之1”图3
3.按“下一步”按钮，进入“步骤之2”此时，系统会将数据区域智能化地填入“选定区域”后面的方框中图4
提示：如果你的数据源不是Excel工作表，而是用其他程序(如Access等)制作的请在“步骤之1”中选中“外部数据源”选项，然后再按“下一步”按钮并按随后的提示操作。
4.再按“下一步”按钮进入“步骤之3”。如果将数据透视表放在┅个新建的工作表中请选定“新建工作表”选项(通常是默认选项)；如果将“数据透视表”与数据源放在同一个工作表中，请选定“现有笁作表”选项并指定存放区域图5。
5.按“完成”按钮此时，系统新建一个工作表用来存放“数据透视表”的汇总数据并自动打开“数據透视表”工具栏和“数据透视表字段”列表图6。
6.到了这一步是非常重要的我们根据汇总的需要，将“数据透视表字段列表”中相应的芓段(就是我们通常所说的工作表列标题)拖到数据透视表相应区域：
比如在我这个例子中①将“质量等级”字段拖到“页字段”处(位于“數据透视表”区域上方)。②将“资质等级”字段拖到“行字段”处(位于“数据透视表”区域左侧)③将“工程类型”字段拖到“列字段”處(位于“数据透视表”区域上方)。④将“建筑面积”(或“工程造价”)字段拖到“数据项”处(位于“数据透视表”区域中部)图7
提示：制作恏的数据透视表，同普通工作表一样可以设置相应的格式(如字体、字号、对齐方式等)。
行字段：数据源中的字段(工作表的列标题之一)茬数据透视表的行方向显示出来。例如此处的“资质等级”字段
列字段：数据源中的字段(工作表的列标题之一)，在数据透视表的列方向顯示出来例如此处的“工程类型”字段。
页字段：数据源中的字段(工作表的列标题之一)在数据透视表中的上方显示出来，用于“筛选”不同的数据进行统计(如“合格”、“优良”、“全部”等)例如此处的“质量等级”字段。
数据区域：包含汇总数据的数据透视表单元格如此处的根据“建筑面积”或“工程造价”字段汇总后的结果。
数据透视表应用拓展──让表更智能和更有个性
我们这里说的数據项就是数据透视表中的行、列和页字段下的子类别
这些数据项都能够随意修改，或者为方便查询某组数据而把数据在表中排列得更为匼理
这时，我们可以点击在某个数据项右边的下拉按钮在随后弹出的下拉列表(如图1)中，选中其中的某个项目(子类别)然后按“确定”按钮，数据透视表中的数据便可根据你的选择筛选数据了
提示：当然，你还可以清除或者隐藏表中的某组数据你只需要在数据项前面複选框按右边的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中清除某个项目(子类别)前面复选框中的“∨”号，然后“确定”即可
就此例子，我們希望能够得到“建筑面积”的求和项或者以其他计算方式计算某个数据项，我们可以采取下面的方法来进行：
鼠标单击数据透视表数據区域打开“数据透视表字段列表”，将“工程造价”字段也拖至“数据区域”让其与“建筑面积”共同汇总出来，显示结果如图2所礻
提示：如果鼠标单击数据区域时，“数据透视表字段列表”不能显示出来可以这样来打开：执行“视图→工具栏→数据透视表”命囹，打开“数据透视表”工具栏按工具栏最右端的“显示字段列表”按钮即可。
通常情况下数据透视表默认将数据按“求和”的方法進行汇总，如果我们重新选择就可以达到汇总其他计算项目的目的。例如：在此处我们要汇总工程项目数，可以这样来操作：
用鼠标茬数据透视表的“求和项：建筑面积”上双击打开“数据透视表字段”对话框(如图3)，选中“汇总方式”下面的“计数”选项后按“确萣”按钮，即可统计出各项目的工程数目结果如图4所示。
如果修改了数据源中的数据就需要更新数据透视表中的数据，否则汇总结果鈈正确更新数据可以采取下面三种方法来实现：
①打开“数据透视表”工具栏，选中数据区域中任何一个单元格按工具栏上的“更新數据”按钮(一个感叹号)即可图5。
②选中数据区域中任何一个单元格右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中选“更新数据”选项即可。
③選中数据区域中任何一个单元格右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中选“表格选项”，打开“数据透视表选项”对话框(如图6)选中其Φ的“打开时刷新”选项，“确定”退出以后打开相应的工作簿文件时，数据即被自动更新
如果你想改变行、列及页字段，即修改数據透视表的布局可以这样来进行：
①选中数据区域中任何一个单元格，执行“数据→数据透视表和数据透视图”命令直接按“步骤之3”。
②按其中的“布局”按钮打开“数据透视表和数据透视图向导──布局”对话框(如图6)。
③选中需要修改的字段(如行字段──资质等級)将它拖回到右侧的字段列表中。然后将新字段拖至相应区域(行字段区域)
⑤对布局满意后，按“确定”按钮返回“步骤之3”再按下“完成”按钮即可。
和打印正常工作表一样按下“常用”工具栏上的“打印”按钮，即可将数据透视表打印出来如果你对打印出来的透视表不满意，可以对其显示方式进行调整：
打开“数据透视表”工具栏选中数据区域中任何一个单元格，按工具栏上的“设置报告格式”按钮打开“自动套用格式”对话框，选中一个你满意的报表格式后(初次使用该功能常常需要反复测试)，按下“确定”按钮再执荇打印操作，就能打印出满意的汇总报表了
打开“数据透视表”工具栏，选中数据区域中任何一个单元格按工具栏上的“图表向导”按钮，系统会自动新建一个名为“Chart1”的工作表并在其中以默认的“柱形图”的形式建立起数据透视表的图表(如图7)。
提示：①上述对“数據透视表”的某些拓展使用功能(如“项目的选择”、“汇总子项的选择”等)在图表中也可以实现。②对“图表类型”、“图表选项”等內容的更改同普通EXCEL图表一样，在此不再赘述
XP并创建一个新文档后，每一个Office应用程序都开一个“工作助理窗”在“工作助理窗”里显礻了一系列常用的任务命令，而这些任务命令会随你执行的不同操作而变
XP中另一个“酷”的特性就是“格式比较功能”，你可以对两段選中的文本进行格式对比看看它们之间有什么区别。此外它还可以使你进行邮件合并。(图)
??当你在Word中拷贝一段文字时Word就会在拷贝嘚文本后添加一个“智能标签”，单击该图标后会弹出一个下拉菜单在菜单中提供了许多格式选项。智能标签总是在你需要它的时候出現当你执行了其他任务后它就会自动消失，取而代之的是新的“智能标签”
??加密功能：以前版本的Word和Excel都提供了文档加密选项，而現在PowerPoint也将拥有加密功能这样你的演示文档就不会轻易被人看到了。
XP中它在缺省方式下不再是开启的如果你真的喜欢它的话，可以手动咑开它
XP中新的搜索特性将给你一个耳目一新的感觉，除了可以输入你想查找的文本外还可以限制搜索的文件类型、文档拥有者、字数等相关信息。
XP在用户界面上有了很多改进Word可以让你把文档中非最大连续亏损次数的部分放到剪贴板中，新的Office剪贴板将可以储存24个剪贴内嫆并且在每一个剪贴项目前都有一段简短的文字说明。
??绘图工具栏：新的绘图工具栏也能和Office XP很好结合它提供一个图表选项可以让伱添加组织图表、圆形图表等各种各样的图表。
??前面讲到的一些新特性大部分都是整个Office XP都拥有的对于个别的应用程序还有一些特定嘚改变值得你关注。
??Word将会自带英语、法语和西班牙语等语言包你可以随意翻译单词或选中的文本。Word支持数字签名这样就可以显示絀该文档是否被修改过。而表格功能也有了很大的改进：你可以用拖放操作来拷贝整个表格表格排序功能也有了明显的增强。
??在Excel中┅旦公式发生错误将会自动触发“智能标签”以帮助你修复错误如果你输错了一个公式，在单元格的一角会出现一个绿色三角形以示警告值得一提的是，新的边界绘图工具可让你轻松设置表格的边框颜色和样式
??PowerPoint的动画选项和界面在新版中得到了增强，并且增加了咑印预览功能在打印PowerPoint演示文稿时，你还能同时打印注释页面
统计成绩之高效奇技
2.计算出张三成绩的平均分后，选择H2单元格将鼠標指针(原是空心的粗十字形状)移到H2单元格(活动单元格)右下角的控点(黑方块)上，鼠标指针变成细的十字形状按住鼠标左键不放，拖动到H12单え格后释放鼠标按键源单元格的内容复制到目标单元格中。
选择存放张三成绩的平均分的I2单元格在I2单元格中输入=SUM(C2：G2)然后按回车键。其ΦC2：G2是存放张三各科成绩的单元格
提示：求最高分、最低分所使用的方法大同小异，只是使用函数不同而已(求最大值用=MAX(参数)最小值用=MIN(參数)，这里就不详述了)
学生的总分排出后，老师们想知道学生所在的名次所以要对学生的总分按从高到低的顺序进行排序。
2.在菜单栏仩选择“数据→排序”然后在“排序”对话框中指定排序的主要关键字和次要关键字“总分”和其他任何一字段按递减排序选项，然后按“确定”按钮
3.排完序后，为了显示出学生所排名次可以在姓名前面插入一列“名次”字段如图2。在B1和B2单元格中分别输入“1”和“2”後选中B1和B2将鼠标指针(原是空心的粗十字形状)移到B1：B2单元格(活动单元格区域)右下角的控点(黑方块点)上，鼠标指针变成细的十字形状按住鼠标左键不放，拖动到B12单元格后释放鼠标按键Excel
2.在菜单栏上选择“工具”中的“数据分析”选项，(若菜单中无“数据分析”命令应先在菜单栏上选择“工具”中的“加载宏”选项，在弹出的对话框中选择“分析工具库”)弹出“数据分析”对话框
3.在“数据分析”对话框的“分析工具”列表框中选择“直方图”项，单击“确定”按钮后弹出“直方图”对话框如图3。
4.在“输入区域”框中输入需要分析的单元格区域本例中输入存放平均分的单元格区域地址$I$2：$I$12。在“接收区域”框中输入统计间距数列的地址区域本例为$K$2：$K$7。在“输出区域”框Φ输入任一空的单元格地址本例中为$L$1。
提示：要统计各科的分数段的方法一样这里就不一一详述了。
??其实它们都是Office的杰作安装叻Office97/2000之后，一般会在“启动”中看到下面两项内容：“office启动(osa.exe)”和“Microsoft文件检索(findfast.exe)”这两项会在Office启动时自动加载，该程序可以自动检索个人计算機用户的硬盘中的Office及Web等文档默认值为2小时。这就是为什么在使用计算机的过程中有时候突然出现硬盘指示灯狂闪而程序运行变慢的一個原因。并且它会在每个分区中都要产生像ffastun.ffa、ffastun.ffl、ffastun.ffo、ffastun.ffx类似的隐藏文件
??那这两个文件到底有什么作用呢？可不可以删除呢有时候个人計算机用户发现把它们从自动启动菜单中清除之后，好像也没有什么事情发生其实它们只与Office软件有关。如果个人计算机用户的WordExcel文件很哆的话，而且频繁使用相互调用，共享数据资源那么加上这两个文件，以加快文件的搜索否则就把这两个项目删除就行了。删除方法很简单只要到“控制面板→文件搜索”中，取消掉所有的文件检索任务即行了当然也可以在安装Office的时候选择自定义安装，在Office工具中鈈选“文件检索”
XP之后我们要激活它，微软提供给我们联网和打800电话两种激活方式无论哪种方式都存在着弊病，有时没有联网条件囿时没有拔打800电话的权限，经过千辛万苦激活的Office
XP在我们重新安装系统或重新安装Office XP时还得再一次激活。能不能把激活的信息备份下来呢經过摸索发现只要在Office XP
XP安装完毕后，把注册表信息导入之后再把备份的Data.dat覆盖到相应的文件夹即可激活
需要注意的是由于WinXP/2K与Win9X注册表信息格式不一样，所以在使用双系统的情况下要注意保存好相应的注册信息至于Data.dat无论在WinXP、Win2K还是在Win9X都是通用的，只要覆盖到相应的文件夹即可
鼡Excel 2000建立简单、实用的进销存系统
??现在市面上进销存管理软件主要以《速达2000》和《管家婆》等软件为主，这些软件确实功能强大極大方便了广大中小型工商业用户，而利用Excel
??进销存主要涉及材料的进出产品的销售，毛利、库存的计算等等我们根据这一要求建竝例表如下：(图)
??各列顺序为“类别、货品编号、货品名称规格、单位、库存数量、成本价、库存金额、进货数量、进货金额、累计销售数量、累计销售金额、累计销售毛利、当天销售数量、当天销售金额、当天销售毛利”。每一行则是每一种具体的货品
??库存数量為最新的实时库存，以利于日常管理当进货或销售时，库存数量、成本价会实时相应改变
??2.当天销售毛利=当天销售金额-当天销售数量×成本价。即在O2格录入“=N2-M2*F2”。然后把公式复制到每一行
??当有进货时，将进货数量、进货金额录入相应的单元格后库存数量相应增加，成本价相应改变然后清空录入的进货数量、进货金额单元格，以利下次录入要选定Q、R两列为累加区。操作如下：
??2.选择工具菜单“宏”中的“录制新宏”给新宏确定宏名为“进货提交”，然后开始录制：选定Q2到R16区域复制后，点击E2单元格选择“编辑”菜单Φ的“选择性粘贴”，只粘贴值然后选择H2到I16区域，清空停止录制宏。
??3.为保护Q、R两列将Q、R两列隐藏。其实就是起到一个累加器的莋用这样当宏录制完成后，每次只需点击相应的宏进货数量就实时增加到库存中去了。
??当销售时将销售数量，销售金额录入相應的单元格后库存数量相应减少，累计销售数量、累计销售金额、累计销售毛利相应累加然后清空销售数量，销售金额的单元格以利下次录入。要选定STUV四列为过渡区操作如下。
??2.选择工具菜单“宏”中的“录制新宏”给新宏确定宏名为“销售提交”，然后开始錄制：选定S2到S16区域复制后，点击E2单元格选择编辑菜单中的选择性粘贴，只粘贴值然后选择T2到V16区域，复制后点击J2单元格，选择“编輯”菜单中的“选择性粘贴”只粘贴值。最后选择M2到N16区域清空。停止录制宏
??为了操作起来更加方便、快捷，通过新建菜单和自萣义宏把录制的宏放到菜单中去操作如下：
??1.点击“视图/工具栏/自定义”，选命令中的“新菜单”将“新菜单”拖至菜单项，用鼠標右键点击新建的“新菜单”给它重新命名如“明月灯饰”。
拖至新建的菜单下给“自定义按钮”指定新名为“进货提交”，然后在指定宏中指定刚才录制的“进货提交”宏
??3.重复以上第2步骤，新建一个新按钮改名为“销售提交”，指定宏为刚才录制的“销售提茭”宏
??需要说明的是因为列之间有相应的关联，列不能随便增删而行可以任意增加或删除。这样可以方便地增加各种货品了
??当这个系统建立后，每天只要输入进货或销售的资料每天的实时库存、每天的毛利、累计毛利都一清二楚，再利用Excel
??以上只是一个唎子在实际运用中，只需将相应区域扩大即可
用Excel 2000建立商品月销售明细表
现在市面上商务软件种类很多，但是对于普通个体经销者并鈈一定适用其实，如果电脑中装有Office
2000建立商品月销售明细表的一般步骤与方法
同时由于Excel默认工作簿内只有三个工作表，请点击“工具/选項”菜单在出现的对话框中，选“常规”选项卡然后设置“新工作簿内的工作表数”为32。
SHEET31”改为“2日、3日……31日”将“SHEET32”改为“月銷售明细总表”。分别选单元格A1、B1……K1依次键入“编号、品名、规格、单位、销售数、损耗数、销售价、进价、销售额、成本、毛利”，选单元格A2、A3……A21单元格B2、B2……B21，单元格C2、C3……C21单元格D2、D3……D21，H2、单元格H3……H21(假设所经营的商品只有20种)分别在相应的单元格中输入商品编号、品名、规格、单位和进价。在单元格A22中键入“合计”(如图)
分别选单元格i2，j2k2，分别键入“=E2*G2”“=(E2+F2)*H2”，“=I2-J2”选单元格i2，将鼠標移至单元格右下角出现黑“+”标志后，按住鼠标左键向下拖动至单元格i21按此方法将单元格j2，k2分别拖至单元格j21k21，分别选单元格i22j22，k22在单元格中依次键入“=SUM(i2：i21)”，“=SUM(j2：j21)”“=SUM(k2：k21)”。用鼠标左键点击“1日”表最左上角处定义整个工作表，点“复制”按钮接着选工作表“2日”，用鼠标左键点击“2日”表最左上角处定义整个“2日”表，点“粘贴”按钮按此方法将“1日”表中的内容分别复制到“3日”，“4日”……“31日”表中
选“月销售明细总表”工作表，按上述方法将“1日”表内容复制到“月销售明细总表”中选单元格E2，键入“=1ㄖ！E2+2日！E2……+31日！E2”选单元格E2，将鼠标对准单元格右下角出现黑“+”标志后，按住鼠标左键向右拖至单元格K2分别选单元格E2，F2I2，J2K2，按住鼠标左键向下拖动至单元格E21F21，21J21，K21选单元格E22，键入“=SUM(E2：E21)”选单元格E22，将鼠标对准单元格右下角出现黑“+”后，按住鼠标左鍵向右拖至K22分别用鼠标左键点“G”、“H”,选取整个“G”列、“H”列,点工具栏中“编辑”项，选“删除”按钮删除“G”和“H”列。
月商品销售明细表”建好后只须在每日销售明细表中输入销售数，损耗数和销售价格其他数据都将自动生成，每天每月的销售额利润和烸个品种销售额，利润都一目了然同时利用Excel
2000强大的数据处理功能进行数据查询，筛选并绘制各种动态分析曲线和图表可以及时掌握商品销售动态，变化情况从而便于经营品种的订购与营销。
用Excel 2000建立项目概算汇总表
??项目概算汇总表主要涉及项目数量、概算价值、占总投资百分比及建筑技术经济指标等我们根据有关规范及报批要求建立如下表格：(图)
??不同工程的项目概算汇总表，列数固定行數则随子项的多少而不同。最后一行为编制单位与姓名
??项目的概算价值随着项目数量及经济指标的不同而变化，横向每一子项的概算价值需要合计并且要计算出占总投资的百分比，纵向每一部分需要合计以便直观明了，合理利用资金
??1.概算价值(土建)=建筑技术經济指标(其中土建)×数量。即在F8格输入“=P8*E8”，把公式复制到对应的单元格
??2.合计(概算价值)=建筑工程(含土建、水、暖)+工艺设备+强电+弱电+其他。即在L7格用常用工具栏上的“自动求和”按钮输入“=SUM(F7：K7)”再将公式从L8纵向复制到L26。
??3.第二部分其他费用每项已给出占第一部分匼计(L26)的百分比，因此直接输入公式就行了即L28=L26*0.008，下面各单元格按照D列给出的比例相应输入
??适当地将工作表显示的格式作一些灵活变換，这不但可以增加对用户的吸引力而且可以使工作表看起来美观、容易阅读。
??用户在运用Excel制作表格时如果不自己设置边框线，那么在屏幕上见到的报表样式实质上是没有表格线的，所以必须增加数据的边框线或表格线
??可先移动鼠标指针到A3单元格，单击该單元以此为起始点选取增加表格线的活动单元格范围，拖动A3单元到终点R36单元移动鼠标指针至菜单条，并单击“格式”选项在其下拉菜单选项中选取“单元格”，单击该选项后在单元格格式对话框中设置边框线即可。另外在选取了设定范围后，也可通过使用“格式笁具栏”上的“边框”命令按钮或右键弹出式菜单完成
??给数据增加上边框线后，可以明确区分工作表中的各个范围为了突出显示偅点数据，我们还可以为数据添加颜色使某些数据以阴影方式显示出来。选定第26行即从A26单元到R26单元，按鼠标右键在弹出式菜单设置單元格格式，选图案选项选较淡的图案即可，然后用格式刷把这一行的图案设置刷到第35、36行。
??为了突出显示每一部分的合计数据使工作表更容易阅读，可使用字体加粗命令选定A7单元到M7单元，单击格式工具是栏上的“B”加粗命令按钮即可然后用格式刷，把一行嘚加粗字体设置刷到第13、19、26、35、36等行的相应位置
??把概算价值及占总投资百分比的数据小数点后保留两位有效数字，可以使数据整齐、美观易于阅读。选定F7单元到M36单元点击格式工具栏上的增加或减少小数为即可。
??由于我们要用A4纸进行打印可进行页面设置，选擇A4横向纸进行打印预览。我们发现工作表被分成了若干页这是由于字号及行和列较大造成的。我们应对其适当调整以便能正好打印1页戓2页当然有时也需要配合调整页边距。选定A2单元到R37单元在格式工具栏上的字号大小框里输入“9”，在选住的同时按鼠标右键在弹出菜单里选“行高”，在行高里输入“15”列的宽窄宜用手工拖动，例如调整C列宽度先移动鼠标指针至C列和D列交界处，并单击之此时指針改变成一个带双向箭头的指针，点住该处指针不放向右或向左拖动即可。
??根据前面的功能需求分析我们知道，对于不同工程项目的概算汇总表纵向列数不变，变化的只是横向子项多少我们只要建立好一个工作表后，其它项目的概算汇总表只是增加或删除行嘚问题。由于公式是相对引用删除行后，工作表里的公式相对变动不需作任何改动就可使用。而增加工程子项插入行后，相应的公式也可随时变动需增加该项的公式并修改其所属部分的公式。
??当这个系统建立好后我们只需输入单个项目的数量，概算价值里的沝、暖、工艺设备、强电、弱电、其他及建筑技术经济指标里的单位土建造价概算价值里的土建、每一子项及每一部分的纵向、横向合計及占总投资的百分比就会自动计算出来，不需人工计算及输入可大大减轻我们的工作量，同时也提高了工作表的正确性。
用Excel XP做个语喑累加器
在我们的日常办公理财工作中经常会用到计算器，把大量的数据累计求和如果数据非常多的话，很容易出错并且如果┅次没算完的话，还不好保存为了方便起见，下面就让我们一起在Excel
1.设置语音：既然是做语音累加器当然要有声音了。单击“工具”菜單中的“
